Adatkezelési tájékoztató

Röviden: Azért kérhetünk és használhatunk bizonyos adatokat, hogy a programjainkat megszervezhessük, a szülőkkel kapcsolatot tarthassunk, és a gyerekek részvételét biztonságosan megoldhassuk. Magyarul: hogy tudjuk, ki jön, kit értesíthetünk, mire kell figyelnünk, és ne teljes káoszban működjünk, mint egy széthagyott zsírkréta-készlet.

1. Ki kezeli az adatokat?

• Az adatkezelő: ASOCIAȚIA BUZGÓ EGYESÜLET
• CIF: 53810210
• Székhely: Cireşoaia 28, Bistrița-Năsăud
• E-mail: hello@buzgo.org
• Telefonszám: (+40) 749 633 634
• Honlap: buzgo.org

2. Milyen adatokat és miért kezelünk?

Milyen adatokat kérünk?

Attól függően, hogy valaki érdeklődik, jelentkezik egy programra, részt vesz egy foglalkozáson, vagy kapcsolatba lép velünk, az alábbi adatokat kérhetjük:

• a gyermek nevét, életkorát vagy születési évét,
• a szülő vagy törvényes képviselő nevét,
• telefonszámot, e-mail-címet,
• különleges igényre, ételallergiára vagy egészségi körülményre vonatkozó adatot, ha ez a gyermek biztonságos részvételéhez szükséges lehet,
• számlázási adatokat,
• fényképeket vagy videófelvételeket, amelyek az eseményeinken készülnek.

A gyermek egészségi állapotára, ételallergiájára vagy ételérzékenységére vonatkozó adatokat csak akkor kérjük és kezeljük, ha ez a gyermek biztonságos részvételéhez elengedhetetlen.

Csak olyan adatokat kérünk és használunk, amelyekre tényleg szükségünk lehet a működésünkhöz vagy az adott program megszervezéséhez. Nem gyűjtünk adatot sportból. Arra vannak más hobbijaink is.

Mire használjuk ezeket?

A személyes adatokat elsősorban az alábbi célokra használjuk:

• programokra, foglalkozásokra, eseményekre vagy táborokra történő jelentkezés kezelésére,
• kapcsolattartásra a szülőkkel vagy törvényes képviselőkkel,
• a gyermek részvételének biztonságos megszervezésére,
• adminisztrációra és nyilvántartás vezetésére,
• jogszabályi kötelezettségeink teljesítésére,
• számlázásra és pénzügyi adminisztrációra,
• fényképek, videók, beszámolók vagy közösségi média tartalmak készítésére és közzétételére.

Milyen alapon kezelhetjük az adatokat?

A személyes adatokat az alábbi jogalapok valamelyike alapján kezelhetjük:

• hozzájárulás,
• szerződés teljesítése vagy a szerződéskötést megelőző lépések,
• jogi kötelezettség teljesítése,
• jogos érdek.

Ha valamely adat kezelése hozzájáruláson alapulhat, a hozzájárulás bármikor visszavonható lehet. Ez a visszavonás nem érinti a korábbi adatkezelés jogszerűségét.

3. Ki férhet hozzá az adatokhoz és meddig tartjuk meg őket?

Kik ismerhetik meg az adatokat?

Az adatokat az egyesületen belül azok a személyek ismerhetik meg, akiknek erre a feladataik ellátásához szükségük van. A működésünkhöz külső szolgáltatókat is igénybe vehetünk, például:

• könyvelőt,
• tárhelyszolgáltatót vagy informatikai szolgáltatót,
• számlázóprogram szolgáltatót,
• statisztikai, kommunikációs vagy online marketing szolgáltatót,
• egyéb, működésünket támogató szolgáltatót.

Jogszabály alapján hatóság vagy más szerv részére is továbbíthatunk adatot, ha erre kötelesek vagyunk. A kíváncsiság önmagában továbbra sem számít jogalapnak.

Meddig őrizzük meg az adatokat?

A személyes adatokat addig őrizzük meg, ameddig ez az adatkezelés céljához szükséges, illetve ameddig ezt jogszabályi kötelezettség, adminisztratív elszámolási szempont, jogos érdek vagy az egyesület működésének igazolása indokolja. A megőrzési idő meghatározásakor figyelembe vesszük az adat jellegét, az adatkezelés célját, a program lezárását, az esetleges jogi vagy elszámolási kötelezettségeket, valamint azt, hogy szükség van-e az adatok további megőrzésére. Ha az adatok megőrzésére már nincs szükség, azokat töröljük vagy anonimizáljuk.

Továbbíthatunk-e adatot külföldre?

Személyes adatokat egyes esetekben az Európai Gazdasági Térségen kívülre is továbbíthatunk, vagy ilyen továbbítás lehetősége felmerülhet, különösen akkor, ha működésünkhöz, kommunikációnkhoz, statisztikai, hirdetési vagy informatikai célból nemzetközi szolgáltatókat veszünk igénybe. Ilyen esetben törekszünk arra, hogy az adattovábbítás megfelelő garanciák mellett történjen, a vonatkozó adatvédelmi szabályoknak megfelelően.

4. Milyen jogok illetik meg az érintetteket?

Milyen jogokkal lehet élni?

Az érintett, gyermek esetén pedig a szülő vagy törvényes képviselő:

• tájékoztatást kérhet az adatkezelésről,
• hozzáférést kérhet a kezelt adatokhoz,
• kérheti a pontatlan adatok helyesbítését,
• kérheti az adatok törlését,
• kérheti az adatkezelés korlátozását,
• visszavonhatja a hozzájárulását,
• bizonyos esetekben kérheti az adathordozhatóságot,
• jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen tiltakozhat.

Hol lehet jelezni ezeket?

A kérelmeket az adatkezelő fenti elérhetőségein lehet benyújtani.

Hová lehet panasszal fordulni?

Ha valaki úgy látja, hogy az adatkezeléssel kapcsolatban probléma merült fel, elsőként hozzánk is fordulhat, hogy megpróbáljuk rendezni a helyzetet. Ennek általában több értelme van, mint csendben fortyogni három hétig.

Emellett panasz nyújtható be a román adatvédelmi hatósághoz, az Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) részére is az anspdcp@dataprotection.ro e-mail-címen.

5. Egyéb fontos tudnivalók

Kötelező-e az adatok megadása?

Bizonyos adatok megadása szükséges ahhoz, hogy a jelentkezést feldolgozzuk, a kapcsolattartást biztosítsuk, vagy a részvételt megfelelően megszervezzük. Ha ezeket az adatokat nem kapjuk meg, előfordulhat, hogy a jelentkezést nem tudjuk elfogadni, vagy a programon való részvételt nem tudjuk biztosítani.

Van automatizált döntéshozatal vagy profilalkotás?

Ilyet alapvetően nem alkalmazunk. Nem pontozzuk a gyerekeket algoritmussal, az egyesület nem hoz kizárólag automatizált döntéseket az érintettekről és önálló profilalkotást sem végez.

Az általunk használt online statisztikai és hirdetési eszközök működése során ugyanakkor sor kerülhet a felhasználói viselkedéshez kapcsolódó automatizált adatkezelésre, például a hirdetések hatékonyságának mérésére, konverziók követésére vagy célközönségek kialakítására.

Zárás

A személyes adatokat azért kezeljük, hogy az egyesület működése átlátható, biztonságos és jól szervezett legyen. Igyekszünk ezeket az adatokat felelősen kezelni, és csak olyan körben felhasználni, amennyire ez valóban szükséges.

Célunk, hogy a gyerekek számára élménydús és biztonságos programokat szervezzünk. Ennek érdekében csak annyi személyes adatot kérünk és kezelünk, amennyi valóban szükséges. Érzékenyebb adatokat pedig kizárólag akkor kérünk, ha azok a gyermek biztonságos részvételéhez elengedhetetlenek. Például kérhetünk ételérzékenységre vagy ételallergiára vonatkozó információt akkor, ha a program során étellel is készülünk.

A személyes adatokat minden esetben felelősen, átláthatóan és a gyermekek érdekeit szem előtt tartva kezeljük.